Flyga turister i 13 år utan flygcertifikat, jobba som läkare utan att vara legitimerad eller frisera sina akademiska meriter som minister i Sveriges regering?
De här exemplen från verkliga livet visar varför bakgrundskontroller inte är något man bör slarva med när man rekryterar nya medarbetare.
Dela i ditt flöde
– Det är jätteviktigt att fastställa att det kandidaten uppgivit i sitt cv och vid intervjutillfället stämmer. Som vi har sett i medier finns det skrämmande exempel på när man ljugit sig till en tjänst som skulle kunna äventyra liv och hälsa, säger Amanda Schröder, som leder säkerhetsutbildningar på Företagsuniversitetet.
Vid en första anblick kan det tyckas harmlöst. För är det egentligen så farligt att frisera sitt cv så att man säljer in sig lite bättre och kanske döljer några arbetslösa luckor i sin bakgrund?
Ja, säger säkerhetsspecialisten Susan Bergman, som även hon undervisar på Företagsuniversitetet.
– Tydliga varningsflaggor som dessa bör man fånga upp tidigt i en rekryteringsprocess för att välja ut den kandidat som är mest lämpad för tjänsten, samtidigt som man minimerar framtida risker. Risker som kan kosta organisationen pengar, varumärke och förtroende, säger hon.
Susan Bergman. FOTO: Liza Simonsson/Företagsuniversitetet
Användningen av bakgrundskontroller som en del i rekryteringsprocessen har blivit allt vanligare och är i vissa fall ett lagkrav på myndigheter och företag. Ytterst handlar det förstås om att säkerställa lämpligheten hos en kandidat, men i förlängningen också skydda arbetsgivaren mot hot och risker.
Vid rekrytering av ledande befattningshavare kan till exempel negativ uppmärksamhet i medier, intressekonflikter och känsliga kopplingar till andra bolag vara kritiska att känna till. Rekryterar man till positioner med ekonomiansvar är det avgörande att kandidaten inte har ekonomisk brottslighet, konkurser och skulder till Kronofogdemyndigheten i bagaget.
Så hur gör man för att säkerställa lämpligheten hos en kandidat och förebygga potentiella risker för sin organisation?
– Först och främst måste man göra en bedömning av rollen och det ansvar den innebär. Förutom den grundläggande kontrollen av kandidatens identitet, utbildning och att man verkligen har jobbat på de ställen man uppgivit i sitt cv, kan det vara relevant att till exempel kontrollera eventuella domar, säger Susan Bergman.
Amanda Schröder.
– Sedan kan det också vara lämpligt att söka bland nyheter, göra bildsökningar och kolla sociala medier för att säkerställa att kandidaten inte förekommer i för organisationen olämpliga sammanhang, säger Amanda Schröder.
Oavsett hur djupgående bakgrundskontroll man väljer att göra, bygger den helt och hållet på slagningar i offentliga register. Har man inte interna resurser som kan lägga tid på kontrollerna kan man anlita tredjepartsleverantörer. Detta kan vara av särskild stor hjälp när det handlar om bakgrundskontroller i utlandet.
– Ofta är det inte ekonomiskt försvarbart eller lämpligt i förhållande till kandidaternas integritet att bakgrundskontrollera alla kandidater i en rekryteringsprocess, utan det bästa är att bara göra det på slutkandidaterna, säger Amanda Schröder.
Fakta
Bakgrundskontroller – så gör du
- Slå fast om det finns lagstadgade krav på säkerhetskontroller eller om ni själva avgör hur mycket ni behöver ta reda på om en kandidat.
- Har ni behov av en mer omfattande kontroll – fundera på om ni har resurser internt eller om det är mer effektivt att lägga ut på tredje part.
- Det är viktigt att man gör kontrollerna i rätt fas så tänk på att det ibland kan ta tid att få fram information från offentliga källor där det inte går att påverka leveranstiden.
- Ofta brukar man rekommendera att lägga bakgrundskontrollerna i slutet av rekryteringsprocessen för slutkandidaterna – men innan man genomför en så kallad säkerhetsprövningsintervju om man har en sådan i processen. En sådan är det krav på i säkerhetsskyddad verksamhet, men börjar användas i allt större omfattning även hos andra.
- Eftersom slagningarna görs i offentliga register, finns det inget lagkrav på att man måste informera om bakgrundskontroller i en rekryteringsprocess. Det blir dock allt vanligare att man är transparent mot kandidaterna, särskilt om man gör detta systematiskt i en organisation och behöver kunna behandla personuppgifterna. Då behöver man synka detta med GDPR.
Fakta
Olika typer av kontroller
Typ av roll, ansvarsnivå, yrkeskategori samt vilken arbetsgivare man är, avgör hur pass djupgående kontroller som krävs.
Gemensamt för alla kontroller är att de bygger på slagningar i offentliga register, mediasökningar, samt sökningar på bilder och sociala medier. Det vanligaste är att man kontrollerar utbildnings- och arbetslivserfarenhet, tidigare eventuella domar och straffpåföljder samt ekonomisk situation.
För många arbetsgivare är det frivilligt att genomföra kontroller, samt bestämma sig för hur djupgående man vill kontrollera en kandidat. För vissa yrkeskategorier och arbetsgivare är det däremot ett lagstadgat krav på registerutdrag och registerkontroller.
- Utdrag från belastningsregistret begärs från Polisen av kandidaten och är lagstadgat krav för jobb inom exempelvis skola, barnomsorg, bank och försäkringsbolag.
- Registerkontroll kan utgöra en del av en säkerhetsprövning och utförs av Säkerhetspolisen, med uppgifter hämtade från belastningsregistret, misstankeregistret samt uppgifter som behandlas med stöd av lagen om polisens behandling av personuppgifter inom brottsdatalagens områden
- Bakgrundskontroll görs av arbetsgivaren utifrån en rad olika informationskällor och omfattningen beror på befattning och behov.
Fakta
Om kursen Bakgrundskontroller för HR
Användningen av bakgrundskontroller som en del av rekryteringsprocessen har blivit allt vanligare och är i vissa fall ett lagkrav på myndigheter och företag.
Företagsuniversitetet erbjuder därför kurser för att hjälpa dig som jobbar inom HR att navigera rätt.
På den här kursen får du förståelse för hur bakgrundskontroller kan användas som ett verktyg för att förebygga framtida risk för din organisation.
Läs mer om utbildningen HÄR.
Susan Bergman är säkerhetsspecialist med lång erfarenhet inom säkerhet i allmänhet och säkerhetsskydd i synnerhet. Hon arbetar idag som Head of Cyber Security Governance, Risk & Compliance på H&M Group, och driver parallellt med det ett eget företag där hon bland annat leder säkerhetsutbildningar på Företagsuniversitetet.
Amanda Schröder är säkerhetsspecialist och utbildad inom försvar, krishantering och säkerhet och jobbar som Security Officer på SEB. Med lång erfarenhet av utredningar, bakgrundskontroller och krishantering leder hon säkerhetsutbildningar på Företagsuniversitetet.
Fakta
Företagsuniversitetet
Företagsuniversitetet är ett av Sveriges främsta utbildningsföretag och en del av Stiftelsen Kursverksamheten vid Stockholms universitet.
Företagsuniversitetet erbjuder uppdaterade kunskaper, inspirerande inlärning och möjligheter till erfarenhetsutbyte, med målet att hjälpa yrkesverksamma att fortsätta utvecklas och framtidssäkra sin kompetens.
Läs mer om Företagsuniversitetet HÄR.
